<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small">While they are a significant issue, there's a lot more to this discussion than TZs. It should be a fun session.</div><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:arial,helvetica,sans-serif;font-size:small">Roland.</div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On 30 August 2016 at 13:43, David F Flanders <span dir="ltr"><<a href="mailto:flanders@openstack.org" target="_blank">flanders@openstack.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">+1 that the UC should engender an active conversation on this mailing<br>
list; apropros, this posting which I would hope to see the<br>
conversation lead by the UC+WG chairs as the TC does with PTLs.<br>
<br>
This conversation has arisen from the WG chairs which I've seen<br>
discussed of recent; I'm just the messenger ;-)<br>
--------<br>
Also, I've been made aware that there is a panel discussion on the<br>
topic of diversity(timezones!!!) in WGs (and other OpenStack<br>
activities) at the forthcoming Barcelona summit:<br>
<br>
<a href="https://www.openstack.org/summit/barcelona-2016/summit-schedule/events/15018/if-i-dont-live-in-us-how-do-i-become-a-significant-contributor-to-openstack" rel="noreferrer" target="_blank">https://www.openstack.org/<wbr>summit/barcelona-2016/summit-<wbr>schedule/events/15018/if-i-<wbr>dont-live-in-us-how-do-i-<wbr>become-a-significant-<wbr>contributor-to-openstack</a><br>
<br>
I've Cc'd the moderator (Annie Lai), of which hopefully a discussion<br>
here on the mailing list can help inform the panel's discussion?<br>
<br>
In short, Calling All Chairs: good practice, advice, guidance.  It<br>
would be great to get some conversation going from you our user<br>
community leaders.<br>
<br>
Kind Regards,<br>
<br>
Flanders<br>
<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
On Tue, Aug 30, 2016 at 12:32 PM, Edgar Magana <<a href="mailto:edgar.magana@workday.com">edgar.magana@workday.com</a>> wrote:<br>
> Flanders,<br>
><br>
> I really appreciate you have putting this together. It looks good to me but I would like to include that chair and co-chairs should have an active communication with the User Committee (UC) via IRC or email.<br>
> I noticed you have mentioned already posting to the user-committee mailing list but I want to very clear that UC is around to help the WGs to became successful, exactly the same way the TC supports the PTLs.<br>
><br>
> Edgar<br>
><br>
> On 8/29/16, 5:36 PM, "David F Flanders" <<a href="mailto:flanders@openstack.org">flanders@openstack.org</a>> wrote:<br>
><br>
>     Dear Working Group Co-Chairs and User Committee Chairs,<br>
><br>
>     The logistical tasks of running a WG meeting is by no means trivial,<br>
>     here a quick list of things which a co-chairs of a WG do on a weekly<br>
>     basis to run a global meeting:<br>
><br>
>     a.) mint calendar invitation to all members (subscribe/unsubscribe members)<br>
>     b.) call for agenda items via etherpad<br>
>     c.) update wiki with upcoming meeting and link to etherpad agenda<br>
>     d.) email user-committee mailing list on when next meeting is<br>
>     occurring along with agenda links<br>
>     e.) assure meeting channel is confirmed (irc/phone/etc)<br>
>     f.) run meeting according to good practices (irc etiquette or well<br>
>     taken notes if via voice)<br>
>     g.) post meeting follow up: circulating actions, posting meeting<br>
>     notes, taking any outstanding queries to the mailing list for<br>
>     consideration, etc.<br>
>     h.) follow up actions.<br>
>     i.) recruit new members<br>
>     j.) plan for summit meetings<br>
>     k.) etc etc.<br>
><br>
>     All of the above are sometimes done twice-over at different times to<br>
>     help maintain the conversation in different timezones.<br>
><br>
>     In addition, the groups are still not well attended by as diverse an<br>
>     audience as OpenStack represents.  AsiaPac, Latin America, India and<br>
>     other massive OpenStack user groups have not yet engaged despite some<br>
>     of their massive communities.<br>
><br>
>     One of the recent suggestions has been to converge some of the WGs to<br>
>     help ease the burden of these logistical tasks.<br>
><br>
>     Other options include:<br>
><br>
>       * having a more systematic approach to when WG occur, i.e. agreeing<br>
>     a set pattern such s a day per fortnight which each WG happens (one<br>
>     after another).<br>
><br>
>       * having a shared IRC channel for all WG activity to help create<br>
>     more water-cooler conversation between chairs?<br>
><br>
>      * sharing of logistical duties between WG chairs, etc<br>
><br>
>     Options abound, though discussion much needed!<br>
><br>
>     Q: Is there any good practice we can draw from? I've been digging<br>
>     around my old W3C and IETF notes to see what good practice there may<br>
>     be?<br>
><br>
>     Discussion/replies greatly appreciated to see if there is any consensus?<br>
><br>
>     Kind Regards,<br>
><br>
>     Flanders<br>
><br>
><br>
> ______________________________<wbr>_________________<br>
> User-committee mailing list<br>
> <a href="mailto:User-committee@lists.openstack.org">User-committee@lists.<wbr>openstack.org</a><br>
> <a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/user-committee" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/<wbr>cgi-bin/mailman/listinfo/user-<wbr>committee</a><br>
<br>
<br>
<br>
</div></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888">--<br>
Flanders | OpenStack Foundation | Community Manager (Cloud Application<br>
Communities)<br>
<a href="http://superuser.openstack.org/articles/meet-openstack-s-community-wrangler-david-flanders" rel="noreferrer" target="_blank">http://superuser.openstack.<wbr>org/articles/meet-openstack-s-<wbr>community-wrangler-david-<wbr>flanders</a><br>
</font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
______________________________<wbr>_________________<br>
User-committee mailing list<br>
<a href="mailto:User-committee@lists.openstack.org">User-committee@lists.<wbr>openstack.org</a><br>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/user-committee" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/<wbr>cgi-bin/mailman/listinfo/user-<wbr>committee</a><br>
</div></div></blockquote></div><br></div></div>