
<html><head><meta http-equiv="Content-Type" content="text/html; charset=utf-8"></head><body style="word-wrap: break-word; -webkit-nbsp-mode: space; line-break: after-white-space;" class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Hi everyone, </span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;"><br class=""></span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">It’s time for Part One of the Programming Committee process! Before you begin, please take the time to watch this </span><a href="https://www.screencast.com/t/6q9Jx5UXP88" class="" style="text-decoration: none;"><span class="" style="color: rgb(17, 85, 204); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; text-decoration: underline; -webkit-text-decoration-skip: none; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">tutorial video</span></a><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">. </span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">You have between now and this Sunday, February 18 at 11:59pm PT (February 19 at 7:59 UTC) to complete this part. See the timeline below for reference.</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">During this time we ask you to:</span></div><br class=""><ol class="" style="margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><li dir="ltr" class="" style="list-style-type: decimal; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre;"><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Review the submissions within your specific track and identify any that need to be moved into another track category by clicking the “Suggest Category Change” button. </span><a href="https://www.openstack.org/summit/vancouver-2018/summit-categories/" class="" style="text-decoration: none;"><span class="" style="color: rgb(17, 85, 204); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; text-decoration: underline; -webkit-text-decoration-skip: none; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">View the full list of tracks here</span></a><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">.</span></div></li></ol><br class=""><ol start="2" class="" style="margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><li dir="ltr" class="" style="list-style-type: decimal; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre;"><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Flag any talks that are obvious test submissions and need to be removed. Note this by making a comment and sending an email to <a href="mailto:speakersupport@openstack.org" class="">speakersupport@openstack.org</a> with a link to the presentation.</span></div></li></ol><br class=""><ol start="3" class="" style="margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><li dir="ltr" class="" style="list-style-type: decimal; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre;"><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Include comments on any sessions that you want to flag for more discussion later during the selection process. *ONLY* track chairs will be able to view your comments. Speakers and submitters cannot see your comments.</span></div></li></ol><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Please watch this </span><a href="https://www.screencast.com/t/6q9Jx5UXP88" class="" style="text-decoration: none;"><span class="" style="color: rgb(17, 85, 204); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; text-decoration: underline; -webkit-text-decoration-skip: none; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">tutorial video</span></a><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;"> to learn how to use the Track Chair tool.</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">After you’ve watched the video you may access the Programming Committee tool:</span><a href="http://www.openstack.org/track-chairs/" class="" style="text-decoration: none;"><span class="" style="color: rgb(0, 0, 0); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;"> </span><span class="" style="color: rgb(17, 85, 204); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; text-decoration: underline; -webkit-text-decoration-skip: none; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">www.openstack.org/track-chairs/</span></a><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">  </span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Log in with your email address and the password that you've set for the OpenStack website. If you need to reset your password, you can do that</span><a href="https://www.openstack.org/Security/lostpassword" class="" style="text-decoration: none;"><span class="" style="color: rgb(0, 0, 0); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;"> </span><span class="" style="color: rgb(17, 85, 204); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; text-decoration: underline; -webkit-text-decoration-skip: none; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">here</span></a><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">. If you have any login issues please contact <a href="mailto:speakersupport@openstack.org" class="">speakersupport@openstack.org</a>.</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-weight: 700; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">As a reminder, the submission review process has two parts:</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Part One: February 12 - 18</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Reviewing/moving session submissions before voting opens (2-4 hours)</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Part Two: February 26 - March 12</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Final track sessions decisions (8 hours)</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-weight: 700; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Contacting your fellow Programming Committee members:</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">The email addresses and track names for all track chairs are listed here:</span><a href="https://www.openstack.org/track-chairs/directory" class="" style="text-decoration: none;"><span class="" style="color: rgb(0, 0, 0); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;"> </span><span class="" style="color: rgb(17, 85, 204); font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; text-decoration: underline; -webkit-text-decoration-skip: none; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">https://www.openstack.org/track-chairs/directory</span></a></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-weight: 700; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Full Timeline</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">February 12-18: Programming Committees review submissions and potentially move sessions to other tracks if they are a better fit BEFORE community voting begins</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">February 19 - 22: Session voting open to the community</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">February 26 - March 12: Programming Committees receive and review proposals and discuss choices</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">March 12: Programming Committees submit final session selections via administrative tool</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">March 16: Foundation staff notifies all submitters whether or not their session was accepted into the final Summit agenda</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">March 16: Breakout session agenda published</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">As a reminder, please </span><span class="" style="font-weight: 700; font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">do not notify speakers</span><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;"> that they have been accepted ahead of the public announcement. </span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">We’ll be in touch the week of February 26th with another tutorial video and detailed steps on Part Two when you will use the track chair administrative tool to make your individual and team selections.</span></div><br class=""><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Cheers,</span></div><div class="" style="line-height: 1.38; margin-top: 0pt; margin-bottom: 0pt;"><span class="" style="font-variant-ligatures: normal; font-variant-east-asian: normal; font-variant-position: normal; vertical-align: baseline; white-space: pre-wrap;">Kendall & Jimmy</span></div></body></html>