<div dir="ltr">Hi all,<div><br></div><div>University&Research and Government tracks are done!</div><div><br></div><div>Cheers,</div></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On 5 August 2017 at 01:30, Kendall Waters <span dir="ltr"><<a href="mailto:kendall@openstack.org" target="_blank">kendall@openstack.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div style="word-wrap:break-word"><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="white-space:pre-wrap">Hi everyone,</span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">It’s time for you to select the talks that will be included on the final Summit schedule. You have between now and <b>Monday, August 14</b></span><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><b> at 11:59pm Pacific Time </b></span><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><b>(August 15 at 6:59 UTC)</b> to make your Team Selections in the <a href="http://www.openstack.org/track-chairs/" target="_blank">track chair tool</a>.</span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="line-height:1.38;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Before you do anything else, refresh your memory by watching the <a href="https://zoom.us/recording/play/G-Tl7ahDSdc9DtjSj7hckgRqIvJUctd1R4gr890MGZWzpoSRL2XBIb7ifNIcdAmG" target="_blank">onboarding webinar recording</a>.</span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><b>Each track has a predetermined amount of sessions and once this quantity has been fulfilled, these sessions will be included in the final agenda. </b>We have modified the method for selecting Lightning Talks and Alternates. Each track will also have a set number of alternates. </span><span style="line-height:1.38;white-space:pre-wrap">If a presentation is selected as an alternate, they will have the opportunity to present their session as a lightning talk (10 minutes); however, if a full breakout session speaker cannot present, alternates will be selected based on the order in the Team List within the Track Chair tool. </span><span style="line-height:1.38;white-space:pre-wrap">This is in an effort to ensure that Alternates are onsite in the event they are needed, as well as giving Lightning Talk presenters a better shot at giving a full presentation.</span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Please note that everyone on your team shares the Team Selections column. Any changes that you make will override the selections/order choices that your colleagues may have made in this column. Therefore, before making your final session selections inside the Team Selections tab––we recommend that you and your fellow track chairs schedule time together via Zoom, Google Hangout, IRC, or your platform of choice to discuss the final team selections. Once you have finalized your selections as a team, add them into the Team Selections tab. The Team Selections tab must be complete no later than <span style="vertical-align:baseline"><b>Monday, August 14</b></span><span style="vertical-align:baseline"><b> at 11:59pm Pacific Time </b></span><span style="vertical-align:baseline"><b>(August 15 at 6:59 UTC)</b></span>.</span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><b>Please do NOT set expectations with any speakers ranked in your category. The Foundation staff will send the speaker notifications the week of August 21.</b></span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">COMBINING SESSIONS OR CREATING NEW PANELS</span></div><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">You may want to combine sessions into panels or other formats, especially if there are multiple submissions about the same topic. However we request that you try to limit the number of new panels to no more than 40% of the selected sessions in your track. If you are creating a new panel, we strongly advise you to include at least one woman speaker on the panel. In order to combine talks or create new panels </span><a href="https://www.youtube.com/watch?v=PPQKu9AXwOU" style="text-decoration:none" target="_blank"><span style="color:rgb(17,85,204);text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">please follow these instructions</span></a><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> and email the requested information to </span><a href="mailto:speakersupport@openstack.org" style="text-decoration:none" target="_blank"><span style="color:rgb(17,85,204);text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">speakersupport@openstack.org</span></a><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">. </span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">COMMUNICATING WITH YOUR FELLOW TRACK CHAIRS</span></div><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">You have the ability to contact your fellow track chairs directly via their contact information </span><a href="https://www.openstack.org/track-chairs/directory" target="_blank"><span style="color:rgb(17,85,204);vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">within the tool</span></a><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> (by clicking on their name to send an email), but you may also make use of this mailing list to initiate or continue the discussion with all track chairs.</span></div><br><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Reminder––please make all final selections in the tool no later than</span><span style="font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"> </span><b><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Monday, August 14 at 11:59pm Pacific Time </span><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">(August 15 at 6:59 UTC)</span></b><span style="font-weight:700;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">. </span><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Should you have any queries or issues along the way, please notify us at </span><a href="mailto:speakersupport@openstack.org" style="text-decoration:none" target="_blank"><span style="color:rgb(17,85,204);text-decoration:underline;vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">speakersupport@openstack.org</span></a><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">.</span></div><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><br></span></div><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Cheers,</span></div><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap">Kendall</span></div><span class="HOEnZb"><font color="#888888"><div style="line-height:1.38;margin-top:0pt;margin-bottom:0pt"><span style="vertical-align:baseline;white-space:pre-wrap"><br></span></div><div>
Kendall Waters<br>OpenStack Marketing<br><a href="mailto:kendall@openstack.org" target="_blank">kendall@openstack.org</a><br><br>

</div>
<br></font></span></div><br>______________________________<wbr>_________________<br>
Openstack-track-chairs mailing list<br>
<a href="mailto:Openstack-track-chairs@lists.openstack.org">Openstack-track-chairs@lists.<wbr>openstack.org</a><br>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-track-chairs" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/<wbr>cgi-bin/mailman/listinfo/<wbr>openstack-track-chairs</a><br>
<br></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature">Blair Bethwaite<br>Senior HPC Consultant<br><br>Monash eResearch Centre <br>Monash University<br>Room G26, 15 Innovation Walk, Clayton Campus<br>Clayton VIC 3800<br>Australia<br>Mobile: 0439-545-002<br>Office: +61 3-9903-2800</div>
</div>