<div dir="ltr">BoD, unless they feel the need to delegate, at which point then maybe an Operators committee. But I'd hate to see more committees created.<br></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">- jlk</div></div></div></div></div></div></div>
<br><div class="gmail_quote">On Thu, Jul 2, 2015 at 11:23 AM, Matt Fischer <span dir="ltr"><<a href="mailto:matt@mattfischer.com" target="_blank">matt@mattfischer.com</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr">Are you proposing an Operators committee or do you mean the OpenStack BoD?</div><div class="HOEnZb"><div class="h5"><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Thu, Jul 2, 2015 at 12:15 PM, Jesse Keating <span dir="ltr"><<a href="mailto:jlk@bluebox.net" target="_blank">jlk@bluebox.net</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div dir="ltr"><div>Honestly I'm fine with the elected board helping to make this decision. Folks that want to underwrite the event can submit a proposal to host, board picks from the submissions? Having a wide vote on it seems overkill to me.<br><br></div>Open call for submissions, board votes. Is that unreasonable? <br></div><div class="gmail_extra"><br clear="all"><div><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><br></div><div dir="ltr">- jlk</div></div></div></div></div></div></div><div><div>
<br><div class="gmail_quote">On Thu, Jul 2, 2015 at 8:23 AM, Tom Fifield <span dir="ltr"><<a href="mailto:tom@openstack.org" target="_blank">tom@openstack.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">OK, so I'm just going to throw this one out there to re-stoke the<br>
discussion ...<br>
<br>
Venue selection process.<br>
<br>
At the moment, there's a few of us who work hard in the shadows to make<br>
the best choice we can from a range of generous offers :)<br>
<br>
In our brave new world, I think this should be a bit more open, what do<br>
you think?<br>
<br>
What kind of structure do we need to make the best decision?<br>
<br>
<br>
Regards,<br>
<br>
<br>
Tom<br>
<div><div><br>
<br>
On 01/07/15 15:29, Tom Fifield wrote:<br>
> Team,<br>
><br>
> It's great to see so much passion! :)<br>
><br>
> Here's an attempt at a summary email. I'll wait until a later email to<br>
> wade into the discussion myself ;) Feel free to jump in on any point.<br>
><br>
> =Things we tend to agree on=<br>
> "Spirit of the event"<br>
> * The response most people had in common was that they didn't want to<br>
> see vendor booths :) Several others noted the importance that the event<br>
> should remain accessible and ensure there were no barriers to<br>
> attendance, space for networking with others and sharing information<br>
> about deployments without fear of vendor harassment.<br>
><br>
> Multiple Sponsors<br>
> * are OK, but they are more like underwriters who should be OK with only<br>
> modest acknowledgement (see previous: no booths). Preference for<br>
> operator sponsors. Several ways to recognise them possible.<br>
><br>
> Current Schedule Format<br>
> * It appeared like the current format is working well in general, but<br>
> could do with minor tweaks.<br>
><br>
><br>
> =Things still under discussion=<br>
> Sell Tickets<br>
> * Many people agreed that some moderate form of ticketing could be OK,<br>
> but the question remains to what extent this should be priced ("low<br>
> fee"? $100-200? "cover costs"?). A strong counterpoint was that paid<br>
> ticketing makes it less accessible (see "spirit"), prevents some local<br>
> attendance, and is unfair to smaller operators, though others noted that<br>
> it may be the only practical way to raise funds in the future.<br>
><br>
> Break into Regional Events<br>
> * A number of viewpoints, ranging from "multiple regional events" to<br>
> "one event only [maybe with a travel fund]" to "one event that moves<br>
> around [maybe even outside USA]" to "make it in the centre of USA for<br>
> easier travel on average".<br>
><br>
><br>
> Capping Numbers (inc. Limit Attendees per Company)<br>
> * A lot of disagreement here. Many argued that any kind of cap or<br>
> barrier to entry detracts from the accessibility of the event. Others<br>
> put forth that too few restrictions could dilute the ops-heavy attendee<br>
> base, and implied that large companies might send too many people.<br>
><br>
><br>
> Multiple Tracks<br>
> * To help deal with room size, we could split into multiple tracks. The<br>
> ideal number of tracks is not clear at this stage.<br>
><br>
> Evening Event<br>
> * Several people said they found the PHL evening event uncomfortably<br>
> packed, and suggested cancelling it on this basis, or on the basis of<br>
> cost. Suggested alternate was posting a list of nearby venues.<br>
><br>
> Lightening Talks<br>
> * Have lightening talks, perhaps by renaming "show and tell". More of<br>
> them? Arranged differently? Unclear.<br>
><br>
> =Ideas=<br>
> * Video Recording - Might be worth a shot, starting small.<br>
> * Travel Fund, Scholarship Fund, Slush Fund<br>
> * Use Universities during the summer break for venues<br>
><br>
> =Open Questions=<br>
> * How will the number of attendees grow?<br>
> * What are the costs involved in hosting one of these events?<br>
> * Stuff about the summit - probably need a different thread for this<br>
><br>
><br>
> Regards,<br>
><br>
><br>
> Tom<br>
><br>
><br>
><br>
><br>
> On 30/06/15 12:33, Tom Fifield wrote:<br>
>> Hi all,<br>
>><br>
>> Right now, behind-the-scenes, we're working on getting a venue for next<br>
>> ops mid-cycle. It's taking a little longer than normal, but rest assured<br>
>> it is happening.<br>
>><br>
>> Why is it so difficult? As you may have noticed, we're reaching the size<br>
>> of event where both physically and financially, only the largest<br>
>> organisations can host us.<br>
>><br>
>> We thought we might get away with organising this one old-school with a<br>
>> single host and sponsor. Then, for the next, start a brainstorming<br>
>> discussion with you about how we scale these events into the future -<br>
>> since once we get up and beyond a few hundred people, we're looking at<br>
>> having to hire a venue as well as make some changes to the format of the<br>
>> event.<br>
>><br>
>> However, it seems that even this might be too late. We already had a<br>
>> company that proposed to host the meetup at a west coast US hotel<br>
>> instead of their place, and wanted to scope out other companies to<br>
>> sponsor food.<br>
>><br>
>> This would be a change in the model, so let's commence the discussion of<br>
>> how we want to scale this event :)<br>
>><br>
>> So far I've heard things like:<br>
>> * "my $CORPORATE_BENEFACTOR would be fine to share sponsorship with others"<br>
>> * "I really don't want to get to the point where we want booths at the<br>
>> ops meetup"<br>
>><br>
>> Which are promising! It seems like we have a shared understanding of<br>
>> what to take this forward with.<br>
>><br>
>> So, as the ops meetup grows - what would it look like for you?<br>
>><br>
>> How do you think we can manage the venue selection and financial side of<br>
>> things? What about the session layout and the scheduling with the<br>
>> growing numbers of attendees?<br>
>><br>
>> Current data can be found at<br>
>> <a href="https://wiki.openstack.org/wiki/Operations/Meetups#Venue_Selection" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.openstack.org/wiki/Operations/Meetups#Venue_Selection</a> .<br>
>><br>
>> I would also be interested in your thoughts about how these events have<br>
>> only been in a limited geographical area so far, and how we can address<br>
>> that issue.<br>
>><br>
>><br>
>> Regards,<br>
>><br>
>><br>
>> Tom<br>
>><br>
>><br>
>><br>
>> _______________________________________________<br>
>> OpenStack-operators mailing list<br>
>> <a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org" target="_blank">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br>
>> <a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br>
>><br>
><br>
><br>
> _______________________________________________<br>
> OpenStack-operators mailing list<br>
> <a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org" target="_blank">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br>
> <a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br>
><br>
<br>
<br>
_______________________________________________<br>
OpenStack-operators mailing list<br>
<a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org" target="_blank">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br>
</div></div></blockquote></div><br></div></div></div>
<br>_______________________________________________<br>
OpenStack-operators mailing list<br>
<a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org" target="_blank">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br>
<br></blockquote></div><br></div>
</div></div></blockquote></div><br></div>