
<html><head></head><body>+1<br><br><div class="gmail_quote">On July 2, 2015 2:15:02 PM EDT, Jesse Keating <jlk@bluebox.net> wrote:<blockquote class="gmail_quote" style="margin: 0pt 0pt 0pt 0.8ex; border-left: 1px solid rgb(204, 204, 204); padding-left: 1ex;">

<div dir="ltr"><div>Honestly I'm fine with the elected board helping to make this decision. Folks that want to underwrite the event can submit a proposal to host, board picks from the submissions? Having a wide vote on it seems overkill to me.<br /><br /></div>Open call for submissions, board votes. Is that unreasonable? <br /></div><div class="gmail_extra"><br clear="all" /><div><div class="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><br /></div><div dir="ltr">- jlk</div></div></div></div></div></div></div>

<br /><div class="gmail_quote">On Thu, Jul 2, 2015 at 8:23 AM, Tom Fifield <span dir="ltr"><<a href="mailto:tom@openstack.org" target="_blank">tom@openstack.org</a>></span> wrote:<br /><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">OK, so I'm just going to throw this one out there to re-stoke the<br />

discussion ...<br />

<br />

Venue selection process.<br />

<br />

At the moment, there's a few of us who work hard in the shadows to make<br />

the best choice we can from a range of generous offers :)<br />

<br />

In our brave new world, I think this should be a bit more open, what do<br />

you think?<br />

<br />

What kind of structure do we need to make the best decision?<br />

<br />

<br />

Regards,<br />

<br />

<br />

Tom<br />

<div class="HOEnZb"><div class="h5"><br />

<br />

On 01/07/15 15:29, Tom Fifield wrote:<br />

> Team,<br />

><br />

> It's great to see so much passion! :)<br />

><br />

> Here's an attempt at a summary email. I'll wait until a later email to<br />

> wade into the discussion myself ;) Feel free to jump in on any point.<br />

><br />

> =Things we tend to agree on=<br />

> "Spirit of the event"<br />

> * The response most people had in common was that they didn't want to<br />

> see vendor booths :) Several others noted the importance that the event<br />

> should remain accessible and ensure there were no barriers to<br />

> attendance, space for networking with others and sharing information<br />

> about deployments without fear of vendor harassment.<br />

><br />

> Multiple Sponsors<br />

> * are OK, but they are more like underwriters who should be OK with only<br />

> modest acknowledgement (see previous: no booths). Preference for<br />

> operator sponsors. Several ways to recognise them possible.<br />

><br />

> Current Schedule Format<br />

> * It appeared like the current format is working well in general, but<br />

> could do with minor tweaks.<br />

><br />

><br />

> =Things still under discussion=<br />

> Sell Tickets<br />

> * Many people agreed that some moderate form of ticketing could be OK,<br />

> but the question remains to what extent this should be priced ("low<br />

> fee"? $100-200? "cover costs"?). A strong counterpoint was that paid<br />

> ticketing makes it less accessible (see "spirit"), prevents some local<br />

> attendance, and is unfair to smaller operators, though others noted that<br />

> it may be the only practical way to raise funds in the future.<br />

><br />

> Break into Regional Events<br />

> * A number of viewpoints, ranging from "multiple regional events" to<br />

> "one event only [maybe with a travel fund]" to "one event that moves<br />

> around [maybe even outside USA]" to "make it in the centre of USA for<br />

> easier travel on average".<br />

><br />

><br />

> Capping Numbers (inc. Limit Attendees per Company)<br />

> * A lot of disagreement here. Many argued that any kind of cap or<br />

> barrier to entry detracts from the accessibility of the event. Others<br />

> put forth that too few restrictions could dilute the ops-heavy attendee<br />

> base, and implied that large companies might send too many people.<br />

><br />

><br />

> Multiple Tracks<br />

> * To help deal with room size, we could split into multiple tracks. The<br />

> ideal number of tracks is not clear at this stage.<br />

><br />

> Evening Event<br />

> * Several people said they found the PHL evening event uncomfortably<br />

> packed, and suggested cancelling it on this basis, or on the basis of<br />

> cost. Suggested alternate was posting a list of nearby venues.<br />

><br />

> Lightening Talks<br />

> * Have lightening talks, perhaps by renaming "show and tell". More of<br />

> them? Arranged differently? Unclear.<br />

><br />

> =Ideas=<br />

> * Video Recording - Might be worth a shot, starting small.<br />

> * Travel Fund, Scholarship Fund, Slush Fund<br />

> * Use Universities during the summer break for venues<br />

><br />

> =Open Questions=<br />

> * How will the number of attendees grow?<br />

> * What are the costs involved in hosting one of these events?<br />

> * Stuff about the summit - probably need a different thread for this<br />

><br />

><br />

> Regards,<br />

><br />

><br />

> Tom<br />

><br />

><br />

><br />

><br />

> On 30/06/15 12:33, Tom Fifield wrote:<br />

>> Hi all,<br />

>><br />

>> Right now, behind-the-scenes, we're working on getting a venue for next<br />

>> ops mid-cycle. It's taking a little longer than normal, but rest assured<br />

>> it is happening.<br />

>><br />

>> Why is it so difficult? As you may have noticed, we're reaching the size<br />

>> of event where both physically and financially, only the largest<br />

>> organisations can host us.<br />

>><br />

>> We thought we might get away with organising this one old-school with a<br />

>> single host and sponsor. Then, for the next, start a brainstorming<br />

>> discussion with you about how we scale these events into the future -<br />

>> since once we get up and beyond a few hundred people, we're looking at<br />

>> having to hire a venue as well as make some changes to the format of the<br />

>> event.<br />

>><br />

>> However, it seems that even this might be too late. We already had a<br />

>> company that proposed to host the meetup at a west coast US hotel<br />

>> instead of their place, and wanted to scope out other companies to<br />

>> sponsor food.<br />

>><br />

>> This would be a change in the model, so let's commence the discussion of<br />

>> how we want to scale this event :)<br />

>><br />

>> So far I've heard things like:<br />

>> * "my $CORPORATE_BENEFACTOR would be fine to share sponsorship with others"<br />

>> * "I really don't want to get to the point where we want booths at the<br />

>> ops meetup"<br />

>><br />

>> Which are promising! It seems like we have a shared understanding of<br />

>> what to take this forward with.<br />

>><br />

>> So, as the ops meetup grows - what would it look like for you?<br />

>><br />

>> How do you think we can manage the venue selection and financial side of<br />

>> things? What about the session layout and the scheduling with the<br />

>> growing numbers of attendees?<br />

>><br />

>> Current data can be found at<br />

>> <a href="https://wiki.openstack.org/wiki/Operations/Meetups#Venue_Selection" rel="noreferrer" target="_blank">https://wiki.openstack.org/wiki/Operations/Meetups#Venue_Selection</a> .<br />

>><br />

>> I would also be interested in your thoughts about how these events have<br />

>> only been in a limited geographical area so far, and how we can address<br />

>> that issue.<br />

>><br />

>><br />

>> Regards,<br />

>><br />

>><br />

>> Tom<br />

>><br />

>><br />

>><br />

>> _______________________________________________<br />

>> OpenStack-operators mailing list<br />

>> <a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br />

>> <a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br />

>><br />

><br />

><br />

> _______________________________________________<br />

> OpenStack-operators mailing list<br />

> <a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br />

> <a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br />

><br />

<br />

<br />

_______________________________________________<br />

OpenStack-operators mailing list<br />

<a href="mailto:OpenStack-operators@lists.openstack.org">OpenStack-operators@lists.openstack.org</a><br />

<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br />

</div></div></blockquote></div><br /></div>

<p style="margin-top: 2.5em; margin-bottom: 1em; border-bottom: 1px solid #000"></p><pre class="k9mail"><hr /><br />OpenStack-operators mailing list<br />OpenStack-operators@lists.openstack.org<br /><a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-operators</a><br /></pre></blockquote></div><br>

-- <br>

Sent from my Android device with K-9 Mail. Please excuse my brevity.</body></html>