<div dir="ltr"><br><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, Aug 26, 2016 at 10:41 AM, Jeremy Stanley <span dir="ltr"><<a href="mailto:fungi@yuggoth.org" target="_blank">fungi@yuggoth.org</a>></span> wrote:<br><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">On 2016-08-26 05:40:31 -0700 (-0700), Anne Gentle wrote:<br>
[...]<br>
<span class="">> I'd be comfortable with an archive policy that keeps all documents<br>
> (project repos, openstack-manuals, api-site) for two years and<br>
> then backs them up to a storage area that is not accessible from<br>
> the web.<br>
<br>
</span>Probably the closest thing we have to this is our server backups<br>
(implemented using software called "bup"). Their purpose is to be<br>
able to restore the previous state of our important systems in the<br>
event of loss or compromise of service, so possibly not the same<br>
thing you're desiring here. Also, identifying which documents are<br>
"older" than a certain date is nontrivial (we can delete files last<br>
modified before a certain date, but does that actually achieve the<br>
same result?).<br>
<br>
How about taking this from the revision control perspective... we<br>
(presumably) have the source used to build that rendered form of the<br>
documentation all the way back to the beginning, and if someone<br>
really needs (for legal reasons) a copy of it then they can expend<br>
the resources to figure out how to render it again?<br>
<span class=""><br>
> Lana, I believe you should review that with legal and the Foundation.<br>
> There's the legal-discuss mailing list to get that started.<br>
</span>[...]<br>
<br>
[I am not a lawyer and I'm responding as a concerned member of the<br>
community, not representing the opinions of my employer.]<br>
<br>
I won't object to anyone consulting lawyers, but I'm pretty sure the<br>
Foundation (the only legal entity we really have in this context) is<br>
under no contractual obligation to maintain documentation at all for<br>
software produced by the community. It's probably best to start out<br>
asking them from that angle, rather than soliciting their opinions<br>
on how long they think old releases of software should have rendered<br>
documentation on a Web site (that latter question is something the<br>
community and in particular the community members working on that<br>
content and those systems should be free to decide).<br>
<br>
I can understand the sort of legal paranoia which infects business<br>
uses for documentation, but meeting those requirements falls on<br>
those businesses. For example, Rackspace almost certainly retains<br>
old versions of any documentation they've produced and published on<br>
their site, some of which may be derived from old versions of<br>
OpenStack upstream documentation, but meeting their document<br>
retention requirements is not the legal responsibility of the<br>
OpenStack community at large (how would any court even be able to<br>
enforce such a requirement on our community itself?).<br></blockquote><div><br></div><div>This phrasing is a bit strong (paranoia, infection, yikes). I want to be sure to represent that this is clearly an entirely new context, and all I have to draw from is past experiences. We'll need to listen to various representatives in the community to decide what outcomes we want here.</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<br>
If the OpenStack Foundation really is somehow legally responsible<br>
for keeping and publishing old copies of OpenStack software<br>
documentation, that's something they would need to do directly as<br>
well. They have no authority to impose those requirements on the<br>
community, and to my knowledge not even any mechanisms in place<br>
through which they could ensure it's happening anyway.<br></blockquote><div><br></div><div>Okay, this separation of Foundation from infra-team-members helps me understand your perspective in this policy shaping. </div><div><br></div><div>I also want to add that this type of project is a cool opportunity to innovate in docs publishing. You'd learn a ton by helping out, and Andreas is a fantastic teacher, plus the infra team is super lively. At a scale of hundreds of thousands of pages this type of work is crucial, cool, and at a scale that you can have bragging rights on for years to come. :)</div><div><br></div><div>Anne</div><div> </div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<span class="HOEnZb"><font color="#888888">--<br>
Jeremy Stanley<br>
</font></span><div class="HOEnZb"><div class="h5"><br>
______________________________<wbr>_________________<br>
OpenStack-docs mailing list<br>
<a href="mailto:OpenStack-docs@lists.openstack.org">OpenStack-docs@lists.<wbr>openstack.org</a><br>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-docs" rel="noreferrer" target="_blank">http://lists.openstack.org/<wbr>cgi-bin/mailman/listinfo/<wbr>openstack-docs</a><br>
</div></div></blockquote></div><br><br clear="all"><div><br></div>-- <br><div class="gmail_signature" data-smartmail="gmail_signature"><div dir="ltr"><div><div dir="ltr"><div>Anne Gentle</div><div><a href="http://www.justwriteclick.com" style="font-size:12.8px" target="_blank">www.justwriteclick.com</a><br></div></div></div></div></div>
</div></div>