<div dir="ltr"><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small">Thanks for sharing Mark! I think there is a lot of good information in there. </div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small">How many people were joining approximately? How did you coordinate the when you would do it?</div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small">Would you mind adding some of that to the etherpad[1] I am collecting info into? </div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small">-Kendall (diablo_rojo)</div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small"><br></div><div class="gmail_default" style="font-family:tahoma,sans-serif;font-size:small">[1] <a href="https://etherpad.openstack.org/p/virtual-midcycle-best-practices">https://etherpad.openstack.org/p/virtual-midcycle-best-practices</a> </div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr" class="gmail_attr">On Tue, Mar 10, 2020 at 2:47 AM Mark Goddard <<a href="mailto:mark@stackhpc.com">mark@stackhpc.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">On Tue, 10 Mar 2020 at 09:17, Thierry Carrez <<a href="mailto:thierry@openstack.org" target="_blank">thierry@openstack.org</a>> wrote:<br>
><br>
> Kendall Nelson wrote:<br>
> > I wanted to collect best practices and pitfalls to avoid wrt projects<br>
> > experiences with virtual midcycles. I know of a few projects that have<br>
> > done them in the past and with how travel is hard for a lot of people<br>
> > right now, I expect more projects to have midcycles. I think it would be<br>
> > helpful to have all of the data we can collect in one place for those<br>
> > not just new to virtual midcycles but the whole community.<br>
> > [...]<br>
><br>
> Also interested in feedback from teams that had virtual PTGs in the past<br>
> (keeping all possibilities on the table). I think Kolla, Telemetry and a<br>
> few others did that.<br>
<br>
Kolla has now had two virtual PTGs. Overall I think they went fairly<br>
well, particularly the most recent one. We tried Zoom, then moved to<br>
Google Meet. I forget the problems with Zoom. There were inevitably a<br>
few teething problems with the video, but I think we worked it out<br>
after 15-20 minutes. Etherpad for Ussuri vPTG here:<br>
<a href="https://etherpad.openstack.org/p/kolla-ussuri-ptg" rel="noreferrer" target="_blank">https://etherpad.openstack.org/p/kolla-ussuri-ptg</a>.<br>
<br>
Without seeing people's faces it can be hard to ensure everyone keeps<br>
focussed. It's quite rare for the whole room to be focussed at<br>
physical discussions though.<br>
<br>
Going around the room giving short intros helps to get people talking,<br>
and it may be better to do these ~1 hour in as people may miss the<br>
start. Directing questions at non-cores can help overcome that pesky<br>
imposter syndrome. Keeping video on definitely helps with engagement,<br>
up to the point where it impacts audio quality.<br>
<br>
There was also the Denver PTG where the PTL and a number of cores were<br>
remote where we struggled to make any progress. I think there were a<br>
few reasons for this. The fixed time of the PTG was not optimal for<br>
many remote attendees living in Europe or Asia. When there are a<br>
number of participants in one location, it can be easy to forget to<br>
direct speech at the microphone, allow time for remote callers to ask<br>
questions/respond etc. This makes it difficult and frustrating for<br>
them to join in, making it easier to get distracted and drop off.<br>
<br>
Not too much hard data in there, but hopefully a feel for how it went for us.<br>
<br>
><br>
> --<br>
> Thierry Carrez (ttx)<br>
><br>
<br>
</blockquote></div>