<br><br><div class="gmail_quote_attribution">On Oct 4 2018, at 1:40 pm, Doug Hellmann <doug@doughellmann.com> wrote:</div><blockquote><br><div><div>During the TC office hours today [1] we discussed the question of</div><div>resuming having formal meetings of the TC to ensure we are in compliance</div><div>with the section of the bylaws that says "The Technical Committee shall</div><div>meet at least quarterly." [2] As not all TC members were present today,</div><div>we decide to move the discussion to the mailing list to ensure all</div><div>members have input into the decision.</div><br><div>A bit of background</div><div>-------------------</div><br><div>The TC used to hold formal weekly meetings with agendas, roll call,</div><div>etc. We stopped doing that in an attempt to encourage more asynchronous</div><div>communication and to include folks in all time zones. Those meetings</div><div>were replaced with less formal "office hours" where TC members were</div><div>encouraged to be present on IRC in case the community had questions or</div><div>issues to raise in a synchronous forum.</div><br><div>The bylaws section that describes the membership and some of the</div><div>expectations for the Technical Committee specifically requires us to</div><div>meet at least once quarter year. We have had meetings at the PTGs and</div><div>summits, which while not recorded via a roll call were open and</div><div>documented afterwards with summaries to this mailing list.</div><br><div>With the change in event schedule, we will no longer have obvious</div><div>opportunities to hold 4 in-person meetings each year. During the</div><div>discussion today, we established the general consensus that our current</div><div>informal office hours do not constitute a "meeting" in the sense that</div><div>any of us understand this requirement. As a result, we need to consider</div><div>changes to our current meeting policy to ensure we are in compliance</div><div>with the foundation bylaws.</div><br><div>Today's discussion</div><div>------------------</div><br><div>A few folks expressed concern that we work to ensure these meetings</div><div>*not* be seen as a replacement for asynchronous communication, and that</div><div>we continue to encourage ad hoc discussions to continue to happen on the</div><div>mailing list or during office hours. I think we agreed we could do that</div><div>by managing the agenda carefully (i.e., the chair or vice chair would</div><div>need to add topics to the agenda, rather than allowing anyone to add</div><div>anything as we have done in the past). We also talked about only</div><div>allowing recurring topics on the agenda, but I would prefer that we not</div><div>write too many hard rules at the outset.</div><br><div>We discussed how frequently we should meet, and everyone seemed to agree</div><div>that weekly was too often and quarterly was not often enough. I proposed</div><div>monthly, and there was some general support for that. We also talked</div><div>about whether to find a new meeting time or to use one of the office</div><div>hour times.</div><br><div>As things stand now, the proposal is to try to find a time a few hours</div><div>earlier than office hours on the first Thursday of each month for the</div><div>meetings. The earlier time is so that APAC participants (Ghanshyam, in</div><div>particular) do not need to stay up until midnight or later to</div><div>participate.</div><br><div>Next steps</div><div>----------</div><br><div>TC members, please reply to this thread and indicate if you would find</div><div>meeting at 1300 UTC on the first Thursday of every month acceptable, and</div><div>of course include any other comments you might have (including alternate</div><div>times).</div></div></blockquote><br><div>I think every 1 month is a bit too much. Especially if we're going to rotate to be able to accommodate those in APAC time zones, they might not be able to make a proper meeting in 2 months.</div><br><div>I don't think a very brief weekly one that's planned which we can skip is a huge burden on all of us, finding an hour of time isn't too unreasonable (and we mostly are already doing it during office hours anyways).</div><br><blockquote><div><div>Thanks,</div><div>Doug</div><br><br><div>[1] http://eavesdrop.openstack.org/irclogs/%23openstack-tc/%23openstack-tc.2018-10-04.log.html#t2018-10-04T15:02:31</div><div>[2] https://www.openstack.org/legal/technical-committee-member-policy/ (item #4)</div><br><div>__________________________________________________________________________</div><div>OpenStack Development Mailing List (not for usage questions)</div><div>Unsubscribe: OpenStack-dev-request@lists.openstack.org?subject:unsubscribe</div><div>http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev</div></div></blockquote>