<p dir="ltr">Thierry,</p>
<p dir="ltr">I have been happy with the current 2 day/3 day split.  I am concerned that I would have a harder time getting focus from the project team splitting across multiple half days.  That is just my hunch.</p>
<p dir="ltr">Jay</p>
<br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Mon, Nov 27, 2017, 1:21 PM Doug Hellmann <<a href="mailto:doug@doughellmann.com">doug@doughellmann.com</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">Excerpts from Thierry Carrez's message of 2017-11-27 11:58:04 +0100:<br>
> Hi everyone,<br>
><br>
> We are in the final step in the process of signing the contract with the<br>
> PTG venue. We should be able to announce the location this week !<br>
><br>
> So it's time to start preparing. We'll have 5 days, like in Denver. One<br>
> thing we'd like to change for this round is to give a bit more<br>
> flexibility in the topics being discussed, especially in the first two days.<br>
><br>
> In Denver, we selected a number of general "themes" and gave them all a<br>
> room for 2 days on Monday-Tuesday. Then all the "teams" that wanted a<br>
> project team meeting could get a room for 2 or 3 days on<br>
> Wednesday-Friday. That resulted in a bit of flux during the first two<br>
> days, with a lot of empty rooms as most of the themes did not really<br>
> need 2 days, and a lot of conflicts were present.<br>
><br>
> For Dublin, the idea would be to still predetermine topics (themes and<br>
> teams) and assign them rooms in advance. But we would be able to assign<br>
> smaller amounts of time (per half-day) based on the expressed needs.<br>
> Beyond those pre-assigned themes/teams we'd add flexibility for other<br>
> groups to book the remaining available rooms in 90-min slots on-demand.<br>
> A bit like how we did reservable rooms in the past, but more integrated<br>
> with the rest of the event. It would all be driven by the PTGbot, which<br>
> would show which topic is being discussed in which room, in addition to<br>
> the current discussion subject within each topic.<br>
><br>
> We have two options in how we do the split for predetermined topics. We<br>
> used to split the week between Mon-Tue (themes) and Wed-Fri (teams). The<br>
> general idea there was to allow some people only interested in a team<br>
> meeting to only attend the second part of the week. However most people<br>
> attend all 5 days, and during event feedback some people suggested that<br>
> "themes" should be in the mornings and "teams" in the afternoons (and<br>
> all Friday).<br>
><br>
> What would be your preference ? The Mon-Tue/Wed-Fri split means less<br>
> room changes, which make it easier on the events team. So all else being<br>
> equal we'd rather keep it the way it is, but I'm open to changing it if<br>
> attendees think it's a good idea.<br>
><br>
> If you have any other suggestion (that we could implement in the 3<br>
> months we have between now and the event) please let me know :)<br>
><br>
<br>
What sort of options do we have for trying the new morning/afternoon<br>
split approach without increasing the burden on the events team?<br>
<br>
Can we print the signs so they have both the project team names and<br>
a theme listed on the same sign so we can avoid changing them at<br>
all?<br>
<br>
Can we have the project teams or theme room organizers manage their<br>
own signs, placing them in prepared holders outside of the rooms?<br>
<br>
Or do we need signs at all? The rooms all have names or numbers<br>
already right?<br>
<br>
Doug<br>
<br>
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