<div dir="ltr">On Wed, Mar 15, 2017 at 8:15 AM, John Garbutt <span dir="ltr"><<a href="mailto:john@johngarbutt.com" target="_blank">john@johngarbutt.com</a>></span> wrote:<br><div class="gmail_extra"><div class="gmail_quote"><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex"><div class="HOEnZb"><div class="h5">On 15 March 2017 at 09:50, Thierry Carrez <<a href="mailto:thierry@openstack.org">thierry@openstack.org</a>> wrote:<br>
> Colette Alexander wrote:<br>
>> Currently the Stewardship Working Group meetings every other Thursday at<br>
>> 1400 UTC.<br>
>><br>
>> We've had a couple of pings from folks who are interested in joining us<br>
>> for meetings that live in US Pacific Time, and that Thursday time isn't<br>
>> terribly conducive to them being able to make meetings. So - the<br>
>> question is when to move it to, if we can.<br>
>><br>
>> A quick glance at the rest of the Thursday schedule shows the 1500 and<br>
>> 1600 time slots available (in #openstack-meeting I believe). I'm<br>
>> hesitant to go beyond that in the daytime because we also need to<br>
>> accommodate attendees in Western Europe.<br>
>><br>
>> Thoughts on whether either of those works from SWG members and anyone<br>
>> who might like to drop in? We can also look into having meetings once a<br>
>> week, and potentially alternating times between the two to help<br>
>> accommodate the spread of people.<br>
>><br>
>> Let me know what everyone thinks - and for this week I'll see anyone who<br>
>> can make it at 1400 UTC on Thursday.<br>
><br>
> Alternatively, we could try to come up with ways to avoid regular<br>
> meetings altogether. That would certainly be a bit experimental, but the<br>
> SWG sounds like a nice place to experiment with more inclusive ways of<br>
> coordination.<br>
><br>
> IMHO meetings serve three purposes. The first is to provide a regular<br>
> rhythm and force people to make progress on stated objectives. You give<br>
> status updates, lay down actions, make sure nothing is stuck. The second<br>
> is to provide quick progress on specific topics -- by having multiple<br>
> people around at the same time you can quickly iterate through ideas and<br>
> options. The third is to expose an entry point to new contributors: if<br>
> they are interested they will look for a meeting to get the temperature<br>
> on a workgroup and potentially jump in.<br>
><br>
> I'm certainly guilty of being involved in too many things, so purpose<br>
> (1) is definitely helpful to force me to make regular progress, but it<br>
> also feels like something a good status board could do better, and async.<br>
><br>
> The second purpose is definitely helpful, but I'd say that ad-hoc<br>
> meetings (or discussions in a IRC channel) are a better way to achieve<br>
> the result. You just need to come up with a one-time meeting point where<br>
> all the interested parties will be around, and that's usually easier<br>
> than to pick a weekly time that will work for everyone all the time. We<br>
> just need to invent tooling that would facilitate organizing and<br>
> tracking those.<br>
><br>
> For the third, I think using IRC channels as the on-boarding mechanism<br>
> is more efficient -- meetings are noisy, busy and not so great for<br>
> newcomers. If we ramped up channel activity (and generally made IRC<br>
> channels more discoverable), I don't think any newcomer would ever use<br>
> meetings to "tune in".<br>
><br>
> Am I missing something that only meetings could ever provide ? If not it<br>
> feels like the SWG could experiment with meeting-less coordination by<br>
> replacing it with better async status coordination / reminder tools,<br>
> some framework to facilitate ad-hoc discussions, and ramping up activity<br>
> in IRC channel. If that ends up being successful, we could promote our<br>
> techniques to the rest of OpenStack.<br>
<br>
</div></div>+1 for trying out a meeting-less group ourselves.<br></blockquote><div><br></div><div>I'm also +1.<br> <br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">
<br>
In the absence of tooling, could we replace the meeting with weekly<br>
email reporting current working streams, and whats planned next? That<br>
would include fixing any problems we face trying to work well<br>
together.<br></blockquote><div><br></div><div>This is a good idea, I've quite liked cdent's weekly placement update, maybe something similar, and others can chime in with their own updates/etc.<br><br></div><div>// jim<br></div></div></div></div>