<div dir="ltr"><div><div><div>Hi Anita,<br><br></div>thanks a lot for taking care of this, I realize it's hard to organize this kind of event.<br></div><br></div><blockquote style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex" class="gmail_quote">
I think I am going to have to go with attendees are on their own for
    rooms. Less than an ideal situation in one sense, but much more
    doable from an organization point of view for me - I just have to
    focus on the meeting room and daily food, much easier to come to a
    reasonable budget in my mind.</blockquote><div class="gmail_extra"><br></div><div class="gmail_extra">I'd prefer that we are all in the same hotel. I can offer my help to contact some hotel and see what prices they propose. Would that help? Or do you think it would be more expensive anyway?<br>
<br></div><div class="gmail_extra">cheers,<br><br>Rossella<br></div><div class="gmail_extra"><br><br></div><div class="gmail_extra"><br><div class="gmail_quote">On Fri, Nov 15, 2013 at 11:33 AM, Anita Kuno <span dir="ltr"><<a href="mailto:anteaya@anteaya.info" target="_blank">anteaya@anteaya.info</a>></span> wrote:<br>
<blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">
  
    
  
  <div text="#000000" bgcolor="#FFFFFF"><div class="im">
    <div>On 11/14/2013 06:45 PM, Miguel Lavalle
      wrote:<br>
    </div>
    <blockquote type="cite">
      <div dir="ltr">
        <div>
          <div>Anita,<br>
            <br>
          </div>
          I am interested in attending this event. I have already talked
          to my manager and he is open to fund my trip.</div>
      </div>
    </blockquote></div>
    Wonderful. This is great news, Miguel. I look forward to meeting
    you.<div class="im"><br>
    <blockquote type="cite">
      <div dir="ltr">
        <div> I need to put together a budget, though, in order to get
          final approval.</div>
      </div>
    </blockquote></div>
    That makes sense.<div class="im"><br>
    <blockquote type="cite">
      <div dir="ltr">
        <div> What is the estimated daily rate for the chosen hotel /
          venue?<br>
        </div>
      </div>
    </blockquote></div>
    I have looked at selecting a designated hotel and I don't think I am
    going to go that route. I will explain why.<br>
    <br>
    If I go with a block of rooms at one location, and meeting rooms
    plus daily food, I can't get comfortable with what they want to
    charge me on a per person basis.<br>
    <br>
    If I go with a location by itself (which I have a tentative hold on)
    and food by itself (awaiting a menu from a caterer) then I am
    feeling the numbers will come in to a reasonable amount. This option
    would mean that attendees are on their own for hotel bookings.
    Taking a quick look at <a href="http://kayak.com" target="_blank">kayak.com</a> and filtering for 10 km to the
    intended location, the prices for some rooms will match or beat any
    prices I have gotten back from the hotel I have contacted.<br>
<a href="http://www.ca.kayak.com/hotels/Montreal,QC,Canada-c6966/2014-01-14/2014-01-18" target="_blank">http://www.ca.kayak.com/hotels/Montreal,QC,Canada-c6966/2014-01-14/2014-01-18</a><br>
    <br>
    I think I am going to have to go with attendees are on their own for
    rooms. Less than an ideal situation in one sense, but much more
    doable from an organization point of view for me - I just have to
    focus on the meeting room and daily food, much easier to come to a
    reasonable budget in my mind. This would cover breakfast, tea/coffee
    and lunch. I still don't know what to do about dinner. I would like
    us to have the option to congregate as a group - I don't think a sit
    down dinner is reasonable, something more conducive to mingling. But
    I haven't gotten there yet, suggestions welcome.<br>
    <br>
    Having attendees organize their own accommodations worked fine for
    the Infra Boot Camp in New York City in June, so I hope it will work
    as well here.<br>
    <br>
    I hope this frees you up to make your own choices, Miguel, and
    submit your budget for approval.<br>
    <br>
    Let me know your thoughts and if you need more from me.<br>
    <br>
    Thanks,<br>
    Anita.<div><div class="h5"><br>
    <blockquote type="cite">
      <div dir="ltr">
        <div>
          <br>
        </div>
        <div>Looking forward to see you in Montreal<br>
          <br>
        </div>
        <div>Cheers<br>
          <br>
        </div>
        <div>Miguel<br>
        </div>
      </div>
      <div class="gmail_extra"><br>
        <br>
        <div class="gmail_quote">On Wed, Nov 13, 2013 at 10:10 AM, Anita
          Kuno <span dir="ltr"><<a href="mailto:anteaya@anteaya.info" target="_blank">anteaya@anteaya.info</a>></span>
          wrote:<br>
          <blockquote class="gmail_quote" style="margin:0px 0px 0px 0.8ex;border-left:1px solid rgb(204,204,204);padding-left:1ex">Neutron
            Tempest code sprint<br>
            <br>
            In the second week of January in Montreal, Quebec,
            Canadathere will be a Neutron Tempest code sprint to improve
            the status of Neutron tests in Tempest and to add new tests.<br>
            It will be a 3 day event. Right now there are 14 peoplewho
            came forward when it was announced on the Friday at the
            summit. We need to know how many additional people are
            interested in attending.<br>
            <br>
            This is an impromptu event based on my assessment of the
            need for this to happen, so don't feel left out if you
            didn't know about it in advance.<br>
            <br>
            We picked Montreal for two main reasons:<br>
            1. All 4 people whose attendance is critical (markmclain,
            salv-orlando, sdague and mtrenish) can get there. It was New
            York or Montreal.<br>
            2. I can't think in New York, love it, can't compose a
            thought, so Montreal it is.<br>
            <br>
            It turns out this location choice has some resultant
            effects:<br>
            1. People who wouldn't have time to get a visa to attend an
            event in the States have an easier time entering Canada.<br>
                US requires visa applications filed 2 months in advance
            of travel and we are inside that timeframe.<br>
            2. Montreal is cheaper than NYC.<br>
            3. Being Canadian it is going to be easier for me to produce
            this event in Canada since I am in Canada.<br>
            4. It will be cold. We had few choices on the timing and
            this event can't wait on good weather.<br>
            <br>
            There is no location that will make everyone happy, so
            people will be disappointed by this choice and I accept
            that. It is my hope that this event is a success and we can
            create a schedule of some sort so that people who have a
            high possibility of attending can vote on the location. So
            that is the future vision.<br>
            <br>
            I have a tenative hold on a venue and am working on getting
            a rate on a block of rooms at a hotel.<br>
            <br>
            I am preparing a budget to submit to the Foundation in the
            hopes they will sponsor the event. Since this was planned
            with no warning, the Foundation has no budget for it. Mark
            is supportive of the event happening and if I can come up
            with some reasonable numbers, I hope that the money can come
            from the Foundation.<br>
            <br>
            The event will be vendor neutral. We will talk to each other
            based on who we are and our interests, not based on who
            signs our paycheque. If folks arrive with logoed shirts (I
            don't know which logos are work logos and which aren't, so I
            will request no logos please) I will issue you a white
            T-shirt to wear. We need to work collaboratively to
            effectlvely make progress during the code sprint.<br>
            <br>
            Someone at the summit choose not to wear footwear at the
            event. If you want to come to the code sprint please plan on
            wearing appropriate footwear in the public areas at the code
            sprint. For two reasons:<br>
            1. It will be cold.<br>
            2. The event is meant to facilitate mutual respect between
            us to increase communication, both at the event and
            afterwards. I feel wearing appropriate footwear supports
            this goal.<br>
            <br>
            Please indicate your interest by sending an email to <a href="mailto:anteaya@anteaya.info" target="_blank">anteaya@anteaya.info</a>, subject "Neutron
            Tempest code sprint". Don't worry about the body of the
            email, I just need addresses. We will send out subsequent
            emails to this group to gather specific details like shirt
            size, dietary requirements. If you came forward at the
            summit, no need to email again.<br>
            <br>
            If you want to come, but don't feel your employer will fund
            the trip, please include that information in the email. It
            will depend on what we can do for accomodation and travel
            but hopefully we will have a little bit for a few folks. Of
            course please talk to your manager now to work on getting
            approval to attend, and hopefully your employeer will fund
            your travel and accomodation.<br>
            <br>
            Additional questions? Hit me up on irc in #openstack-neutron
            nick anteaya. I read the neutron logs: <a href="http://eavesdrop.openstack.org/irclogs/%23openstack-neutron/So" target="_blank">http://eavesdrop.openstack.org/irclogs/%23openstack-neutron/So</a>
            I will get back to you if I am not around when you ask.<br>
            <br>
            Also rossella_s has come forward to help, thank you
            rossella_s!<br>
            <br>
            Thanks,<br>
            Anita.<br>
            <br>
            _______________________________________________<br>
            OpenStack-dev mailing list<br>
            <a href="mailto:OpenStack-dev@lists.openstack.org" target="_blank">OpenStack-dev@lists.openstack.org</a><br>
            <a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev</a><br>
          </blockquote>
        </div>
        <br>
      </div>
      <br>
      <fieldset></fieldset>
      <br>
      <pre>_______________________________________________
OpenStack-dev mailing list
<a href="mailto:OpenStack-dev@lists.openstack.org" target="_blank">OpenStack-dev@lists.openstack.org</a>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev</a>
</pre>
    </blockquote>
    <br>
  </div></div></div>

<br>_______________________________________________<br>
OpenStack-dev mailing list<br>
<a href="mailto:OpenStack-dev@lists.openstack.org">OpenStack-dev@lists.openstack.org</a><br>
<a href="http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev" target="_blank">http://lists.openstack.org/cgi-bin/mailman/listinfo/openstack-dev</a><br>
<br></blockquote></div><br></div></div>