<html><body>
<p><font size="2" face="sans-serif">The Election Committee met to discuss approaches to the fastest path to having a ballot on changing voting systems for the election of individual directors.  </font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">In attendance: Alan Clark, Jonathan Bryce, Tim Bell, Monty Taylor, Todd Moore, Mark Radcliffe</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">The group discussed several options for how to proceed and the timelines required to make a ballot available to the electorate for a bylaws change.  Jonathan described for the group the mechanics and timing required for having a ballot and amendment ready to coincide with the November Summit.  Much of the discussion was on this option and how to achieve a tight schedule.  Mark cautioned us that sufficient time was needed to make sure we had properly educated the electorate.  This resulted in two ideas for consideration.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Option 1: Vote concurrent with Summit.  Essentially, We would need to call a special board meeting by Tuesday for a Friday session of the full board to meet the time constraints of opening a vote at the Summit.  Normal secretary tasks of validating voter roles, producing communications, etc would have to been handled in parallel with the heavy task load associated with producing the Summit.  </font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Option 2: Education and Feedback at the Summit with a vote in January.  In this option, we would also want to call a special session of the board to gain concurrence as to which of the two approaches under consideration would be put forward.  Jonathan offered to arrange a town hall style meeting to educate people and seek feedback to tailor a January vote on a system.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">STV or Condorcet are under consideration as both provide a means of offsetting the effects of casting all 8 votes for a single individual in the current cumulative voting system.  The impression is that the electorate is not expressing their complete preference for the elected slate for fear that they have to cast their vote in a block to ensure their individual of choice is elected.  Neither of these systems mitigate large affiliated groups from expressing their vote for a single candidate, but the they do improve the likelihood that the slate of directors chosen is more thoughtfully elected as voter angst over the casting of all 8 votes as 1 would no longer be an issue.  Testing against past data would suggest that the end results would have been the same directors elected in the new system.  So careful education as to how to use and view either new system would be required.  </font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Monty took the todo to describe the benefits and operation in simple terms as he writes up the reasoning behind having a change of systems.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Mark R. discussed the need to have a well described thoroughly vetted Condorcet systems available for inspection.  This would need to be looked at from a Delaware law and IRS perspective.  We have not seen any existing examples of this in practice in an organization like ours that is a Delaware corporation.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">The group discussed various ways to write up a proposed bylaws amendment that allowed for both the specificity required and the flexibility needed.  Jonathan and others have examined the bylaws of other organizations.  Jonathan and Mark R. will work on a proposed amendment.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Monty and Simon have the task of describing both voting methods.  In order to provide sufficient time for review documents are needed by EOD Monday.  Todd will schedule another session Tuesday 8AM of the Election Committee.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Based on Tuesday mornings results, Alan will call a session for Friday.  All members of the Election Committee are urged to be available Tuesday AM.</font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif">Alan will make sure that all individual directors have been allowed to add their input into this process. </font><br>
<br>
<font size="2" face="sans-serif"> <br>
Todd M. Moore<br>
<br>
Director, Interoperability and Partnerships<br>
<br>
11501 Burnet Rd. MS 9035H014 <br>
Austin, TX , 78758.  (512) 286-7643 (tie-line 363)<br>
tmmoore@us.ibm.com</font></body></html>